İlk Çalışanınızı İşe Almadan Önce Bilmeniz Gerekenler

İlk Çalışanınızı İşe Almadan Önce Bilmeniz Gerekenler

İlk çalışanı işe almak, küçük bir işletme veya yeni kurulan şirket için önemli bir dönüm noktasıdır.

Çünkü bu aşamaya kadar birçok işi kurucu, işletme sahibi veya ortaklar kendi başına yapmış olabilir:

• Müşteri iletişimi,

• Satış,

• Sipariş takibi,

• Operasyon,

• Muhasebe koordinasyonu,

• Sosyal medya,

• Günlük işler.

Ancak iş büyüdükçe bir noktada:

“Artık her şeyi tek başıma yapamıyorum.”

düşüncesi ortaya çıkar.

İlk çalışanı işe almak yalnızca iş yükünü paylaşmak anlamına gelmez. Aynı zamanda ilk kez:

• İşveren olmayı,

• Görev dağıtmayı,

• Performans yönetmeyi,

• Maaş ve yan hak planlamayı,

• SGK süreçlerini,

• İş sözleşmesini,

• Çalışma düzenini

yönetmeniz gerekir.

Bu nedenle ilk çalışanınızı işe almadan önce yalnızca “Kimi işe almalıyım?” sorusunu değil, “Bu kişiyi nasıl doğru şekilde işe alacağım ve yöneteceğim?” sorusunu da düşünmelisiniz.

Peki ilk çalışanı işe alırken nelere dikkat edilmeli? İlk personelin görevi nasıl belirlenmeli? Maaş bütçesi nasıl planlanmalı? SGK ve iş sözleşmesi açısından hangi temel adımlar bilinmeli? İşte ilk kez çalışan işe alacak işletmeler için kapsamlı rehber.

İlk Çalışanı İşe Almak İçin Doğru Zaman Ne Zaman?

Her yoğun dönem yeni çalışan almanız gerektiği anlamına gelmez.

Öncelikle iş yükünün geçici mi yoksa kalıcı mı olduğunu anlamaya çalışın.

Örneğin:

Bir haftalık kampanya nedeniyle yoğunluk yaşanıyorsa günlük veya dönemsel destek yeterli olabilir.

Ancak aylardır:

• Müşterilere geç dönüş yapıyorsanız,

• Siparişler yetişmiyorsa,

• Satış fırsatlarını kaçırıyorsanız,

• Operasyon sürekli aksıyorsa,

• Kurucunun zamanı basit operasyonlarla doluyorsa

kalıcı çalışan ihtiyacı oluşmuş olabilir.

İlk Çalışanı Almadan Önce Kendinize Soracağınız 5 Soru

Şu sorularla başlayabilirsiniz:

1. Hangi işleri artık yetiştiremiyorum?

2. Bu işler haftada kaç saat zaman alıyor?

3. Bu görevleri başka birine devredebilir miyim?

4. Tam zamanlı çalışan gerçekten gerekli mi?

5. Bu çalışanın toplam maliyetini düzenli karşılayabilir miyim?

Bu sorular ilk işe alım kararının duygusal değil, operasyonel verilmesine yardımcı olur.

1. Önce Hangi İşi Devredeceğinizi Belirleyin

İlk çalışanı işe alırken en büyük hata:

“Bize yardımcı olacak biri lazım.”

şeklinde çok geniş bir görev tanımı oluşturmaktır.

Bu tanım birkaç hafta içinde şu probleme dönüşebilir:

“Her şeyi yapıyor ama aslında hiçbir işin tam sahibi değil.”

Bunun yerine ilk çalışanın sorumluluklarını netleştirin.

Örneğin:

Operasyon Destek

• Gelen siparişleri takip etmek,

• Müşteri taleplerini sisteme girmek,

• Günlük raporlama yapmak,

• Operasyon ekibiyle iletişim kurmak.

veya:

Satış Destek

• Potansiyel müşterileri aramak,

• Teklif süreçlerini takip etmek,

• CRM kayıtlarını güncellemek,

• Mevcut müşterilere dönüş yapmak.

Görev netleşmeden aday aramaya başlamayın.

2. İlk Çalışanınız “Her İşi Yapan Kişi” Olmasın

Küçük işletmelerde çalışanların birden fazla göreve destek olması normal olabilir.

Ancak:

Satış + muhasebe + sosyal medya + kargo + müşteri hizmetleri + temizlik

gibi tamamen farklı bütün görevleri tek pozisyona yüklemek sağlıklı değildir.

Aday ilanı okuduğunda:

“Ben tam olarak ne yapacağım?”

sorusunun cevabını anlayabilmelidir.

İlk çalışanınızın ana sorumluluk alanı belirli olmalıdır.

3. En Çok Zamanınızı Alan İşleri Listeleyin

Bir hafta boyunca yaptığınız işleri not edin.

Örneğin:

GörevHaftalık SüreMüşteri telefonları8 saatSipariş takibi10 saatTeklif hazırlama5 saatFatura takibi3 saatKargo operasyonu8 saat

Bu tablo size ilk çalışanın hangi alanda en fazla değer yaratabileceğini gösterebilir.

Belki sizin düşündüğünüz gibi satış çalışanına değil, aslında operasyon desteğine ihtiyacınız vardır.

4. İlk Çalışanın Size Ne Kazandıracağını Hesaplayın

Çalışanın yalnızca maaş maliyetine bakmayın.

Şu soruyu sorun:

“Bu kişiyi işe aldığımda benim zamanım nerede kullanılacak?”

Örneğin çalışan haftada 20 saat operasyon işinizi üstlenecek ve siz bu zamanı:

• Yeni müşteri kazanımına,

• Satışa,

• Ürün geliştirmeye,

• İş ortaklıklarına

ayırabilecekseniz işe alım işletmenin büyümesine katkı sağlayabilir.

İlk çalışanın değeri sadece kendi yaptığı iş değil, sizin serbest kalan zamanınız üzerinden de değerlendirilmelidir.

5. Tam Zamanlı Çalışan Gerçekten Gerekli mi?

İlk işe alım mutlaka tam zamanlı olmak zorunda değildir.

İhtiyaca göre:

• Part-time,

• Dönemsel,

• Günlük,

• Proje bazlı

çalışma modelleri değerlendirilebilir.

Örneğin haftada yalnızca 15-20 saatlik düzenli iş varsa tam zamanlı çalışan gereksiz maliyet yaratabilir.

Önce iş yükünü ölçmek daha doğru olur.

6. Çalışanın Toplam Maliyetini Hesaplayın

İlk kez çalışan işe alan işletmelerin sık yaptığı hatalardan biri yalnızca çalışana ödenecek net maaşa bakmaktır.

Oysa işletmenin çalışan maliyeti:

• Brüt ücret,

• İşveren SGK yükleri,

• Yemek,

• Yol,

• Servis,

• Prim,

• Ekipman,

• Yazılım,

• Bilgisayar,

• Telefon

gibi unsurları da içerebilir.

Bu nedenle:

“Bu kişiye aylık X TL maaş verebilirim.”

demeden önce toplam işveren maliyetini hesaplamak gerekir.

Maaş Bütçesi Nasıl Belirlenmeli?

Öncelikle:

• Pozisyon,

• Deneyim seviyesi,

• Sektör,

• Şehir,

• Çalışma modeli

değerlendirilebilir.

Benzer iş ilanlarına bakarak piyasa hakkında fikir edinmek faydalıdır.

Ancak yalnızca diğer firmaların maaşlarını kopyalamak yerine işletmenin sürdürülebilir şekilde ödeyebileceği bütçe de dikkate alınmalıdır.

7. Birkaç Aylık Maaşı Değil, Sürdürülebilirliği Düşünün

İlk çalışanı işe alırken yalnızca:

“Bu ay maaşını ödeyebilirim.”

demek yeterli değildir.

Kendinize:

“Gelirimizin daha düşük olduğu birkaç ayda da bu maliyeti karşılayabilir miyiz?”

diye sorun.

Çünkü çalışan alımı kısa vadeli bir harcama değil, düzenli bir işletme yükümlülüğüdür.

8. İş Tanımını Yazılı Hale Getirin

İlk çalışanınızı tanıdığınız biri bile olsa görevlerini yazın.

Basit bir görev tanımı şu başlıklardan oluşabilir:

Pozisyon

Operasyon Destek Uzmanı

Temel Sorumluluklar

• Günlük müşteri taleplerinin takibi,

• Sipariş girişlerinin yapılması,

• Operasyon raporlarının hazırlanması,

• Müşteri taleplerinin ilgili kişilere yönlendirilmesi.

Çalışma Düzeni

Hafta içi 09.00-18.00.

Raporlama

Şirket kurucusuna bağlı çalışır.

Bu basit belge bile ileride:

“Ben bunun benim görevim olduğunu bilmiyordum.”

problemini azaltabilir.

9. İlk Çalışanınızda Hangi Özellikleri Aramalısınız?

Bu tamamen role göre değişir.

Ancak küçük işletmenin ilk çalışanında şu özellikler değerli olabilir:

• Öğrenmeye açıklık,

• Sorumluluk alma,

• İş takibi,

• İletişim,

• Belirsizlikle başa çıkabilme,

• Problem çözme,

• Zaman yönetimi.

Çünkü küçük işletmelerde süreçler büyük şirketler kadar standartlaşmış olmayabilir.

Çalışanın her küçük konuda:

“Bana ne yapacağımı söyleyin.”

demesi işletme sahibinin iş yükünü azaltmak yerine artırabilir.

10. Deneyimli mi, Öğrenmeye Açık mı?

İlk çalışanınızın mutlaka en deneyimli aday olması gerekmez.

Deneyimli aday:

• Daha hızlı başlayabilir,

• Daha az eğitim gerektirebilir,

• Süreç kurmanıza yardımcı olabilir.

Ancak daha az deneyimli aday:

• Daha uygun bütçeli olabilir,

• Öğrenmeye açık olabilir,

• Şirketin çalışma yöntemine daha kolay adapte olabilir.

Burada önemli olan rolün ne kadar hızlı uzmanlık gerektirdiğidir.

11. “Bize Uyar” Yerine Objektif Kriterler Belirleyin

İlk işe alımlarda işletme sahibi adayı genellikle kendisi seçer.

Bu durumda karar kolayca:

“Enerjisini sevdim.”

veya:

“Bana güven verdi.”

seviyesine kayabilir.

Kişisel izlenim önemlidir ancak tek kriter olmamalıdır.

Adayları örneğin şu alanlarda değerlendirebilirsiniz:

KriterPuanİlgili beceri1-5Öğrenme kapasitesi1-5İş takibi1-5İletişim1-5Problem çözme1-5Çalışma düzenine uygunluk1-5Motivasyon1-5

Bu sistem daha objektif karar vermenize yardımcı olur.

12. İş İlanını Gerçekçi Yazın

İlk çalışan için ilan hazırlarken şirketinizi olduğundan farklı göstermeyin.

Örneğin iki kişilik işletmeyseniz:

“Türkiye’nin lider, dinamik, global organizasyonunda…”

gibi abartılı ifadeler kullanmak gereksizdir.

Bunun yerine:

“Büyüyen küçük ekibimizde operasyon süreçlerine destek olacak ilk ekip arkadaşlarımızdan birini arıyoruz.”

gibi daha gerçekçi bir anlatım kullanılabilir.

Doğru aday, çalışma ortamının nasıl olduğunu baştan bilmelidir.

13. Küçük Şirkette Çalışmanın Gerçeklerini Anlatın

İlk çalışanınız büyük ihtimalle küçük bir ekibin parçası olacaktır.

Bu nedenle:

• Süreçlerin gelişmeye devam ettiğini,

• Rolün zaman içinde genişleyebileceğini,

• Kurucuyla yakın çalışacağını,

• Daha fazla sorumluluk alabileceğini

açık şekilde anlatabilirsiniz.

Bazı adaylar bu ortamı çok sever.

Bazıları ise daha yapılandırılmış kurumsal ortam tercih eder.

İki tarafın da bunu işe başlamadan anlaması daha sağlıklıdır.

14. İş İlanında Maaş ve Çalışma Koşullarını Netleştirin

Mümkünse ilanda veya en geç ilk görüşmede:

• Ücret,

• Çalışma saatleri,

• Lokasyon,

• Uzaktan/ofis çalışma düzeni,

• Yan haklar

açıklanmalıdır.

Belirsizlik uygun adayların süreçten çekilmesine neden olabilir.

15. Adayla İlk Telefon Görüşmesi Yapın

Her adayı uzun mülakata çağırmadan önce kısa ön görüşme yapılabilir.

Şu sorular yeterli olabilir:

• Şu anda aktif iş arıyor musunuz?

• Bu pozisyonla neden ilgileniyorsunuz?

• Benzer bir deneyiminiz var mı?

• Çalışma düzenimiz size uygun mu?

• Ücret beklentiniz nedir?

• Ne zaman başlayabilirsiniz?

Temel beklentiler uyuşmuyorsa iki taraf da zaman kaybetmez.

16. İlk Çalışan Mülakatında Hangi Sorular Sorulmalı?

Şu sorular faydalı olabilir:

1. Önceki işinizde temel sorumluluklarınız nelerdi?

2. Tek başınıza çözmek zorunda kaldığınız bir problemi anlatabilir misiniz?

3. Bir görevi anlamadığınızda nasıl ilerlersiniz?

4. Aynı anda birkaç iş geldiğinde nasıl önceliklendirirsiniz?

5. Hata yaptığınız bir durumu anlatabilir misiniz?

6. Daha önce süreç geliştirdiğiniz bir örnek var mı?

7. Nasıl bir yöneticiden daha iyi verim alırsınız?

8. Küçük bir ekipte çalışmak size uygun mu?

9. Bu pozisyonun hangi kısmı sizi daha fazla ilgilendiriyor?

10. Ne zaman işe başlayabilirsiniz?

İlk çalışan için özellikle inisiyatif ve iş takibi üzerine sorular değerli olabilir.

17. Adaydan Somut Örnekler İsteyin

Aday:

“Ben problem çözme konusunda iyiyim.”

diyebilir.

Devamında:

“Buna bir örnek verebilir misiniz?”

diye sorun.

Aynı şekilde:

“Çok düzenliyim.”

diyorsa:

“Birden fazla işi nasıl takip ettiğiniz bir örnek anlatabilir misiniz?”

sorulabilir.

Somut örnekler genel sıfatlardan daha fazla bilgi verir.

18. İlk Çalışanınızın Sizden Farklı Güçlü Yönleri Olabilir

Kurucular bazen kendilerine benzeyen kişileri işe almaya eğilim gösterebilir.

Ancak ilk çalışanın sizin eksik olduğunuz alanı tamamlaması daha değerli olabilir.

Örneğin siz:

• Çok iyi satış yapıyor,

• Ancak operasyon takibinden hoşlanmıyorsanız

ilk çalışanınızın güçlü operasyon becerisine sahip olması işletmeye daha fazla katkı sağlayabilir.

Amaç kendinizin kopyasını işe almak değil, işletmenin eksik kapasitesini tamamlamaktır.

19. Arkadaşınızı İlk Çalışanınız Olarak İşe Alırken Dikkat Edin

Tanıdığınız birini işe almak kolay görünebilir.

Ancak arkadaşlık ile iş ilişkisini baştan ayırmak gerekir.

Mutlaka netleştirin:

• Görev,

• Maaş,

• Çalışma saatleri,

• Yetki,

• Performans beklentisi,

• Kime raporlama yapacağı.

“Aramızda hallederiz.”

yaklaşımı ileride hem iş hem arkadaşlık açısından problem yaratabilir.

20. Aile Üyesi İşe Alırken de Aynı Kuralları Uygulayın

Aile üyesi çalıştırmak da işletmelerde sık görülebilir.

Ancak:

• Görev belirsizliği,

• Yetki çatışması,

• Performans geri bildirimi verememe

gibi sorunlar oluşabilir.

Aile üyesi olsa bile rolü diğer çalışanlarda olduğu gibi açık tanımlamak faydalıdır.

21. İşe Giriş Öncesi SGK Süreçlerini Planlayın

Türkiye’de 4/a kapsamında hizmet akdiyle çalıştırılacak kişiler için sigortalılık bildirimleri temel olarak işverenin sorumluluğundadır. Genel kural olarak sigortalı işe giriş bildirgesinin çalışanın işe başlamasından en az bir gün önce e-Sigorta üzerinden verilmesi gerekir; bazı sektör ve durumlar için özel süre istisnaları bulunmaktadır.

İlk kez sigortalı çalıştırmaya başlayan işyerlerinde ayrıca SGK işyeri tescili ve işyeri bildirgesi süreçleri gündeme gelir. SGK, sigortalı çalıştırılmaya başlanılan işyerinde işyeri bildirgesinin en geç sigortalı çalıştırmaya başlanılan tarihte Kuruma verilmesi gerektiğini belirtmektedir.

Bu nedenle ilk çalışan işe başlamadan önce muhasebeci veya mali müşavirinizle süreci kontrol etmek oldukça önemlidir.

22. “Önce Birkaç Gün Çalışsın, Sonra SGK Yaparız” Demeyin

İlk kez çalışan alan işletmelerin kaçınması gereken önemli hatalardan biridir.

Çalışan:

“Deneme için birkaç gün gelsin.”

diye sigortasız çalıştırılmamalıdır.

Deneme süresi olsa dahi çalışan sigortalıdır ve ücret hakkı devam eder. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının güncel rehberinde de deneme süresindeki işçinin sigortalı olduğu ve ücret aldığı açıkça belirtilmektedir.

Dolayısıyla:

“İki hafta deneyelim, sonra giriş yaparız.”

yaklaşımı doğru değildir.

23. İş Sözleşmesini Baştan Düşünün

İlk çalışanla ilişkinin:

• Görevi,

• Ücreti,

• Çalışma düzeni,

• Sözleşme tipi

baştan netleştirilmesi gerekir.

İş ilişkisinin süresine göre belirli veya belirsiz süreli sözleşme seçenekleri gündeme gelebilir. Bakanlığın güncel rehberine göre belirsiz süreli iş sözleşmesi esas, belirli süreli sözleşme ise belirli süreli iş, belirli bir işin tamamlanması veya objektif bir koşul gibi nedenlere bağlı istisnai bir modeldir.

Sözleşmenin yapısı konusunda işletmenizin durumuna göre profesyonel destek almak faydalı olabilir.

24. Deneme Süresi Otomatik Değildir

Bir çalışan yeni işe başladı diye otomatik olarak:

“İlk iki ay deneme süresi.”

oluşmaz.

Deneme kaydının taraflar arasında kararlaştırılması gerekir.

İş Kanunu kapsamında deneme süresi en fazla iki ay olabilir; toplu iş sözleşmesi bulunan durumlarda dört aya kadar uzatılabilir. Deneme süresinde taraflar sözleşmeyi bildirim süresi olmaksızın feshedebilir ancak çalışanın çalıştığı günlere ilişkin ücret ve diğer hakları devam eder.

Bu nedenle deneme süresini kullanacaksanız bunu sözleşmede açık şekilde düzenlemek önemlidir.

25. Deneme Süresi “Ücretsiz Çalışma” Değildir

Bu nokta özellikle ilk kez işveren olanlar için önemlidir.

Deneme süresi:

“Bir bakalım, iyi çalışırsa maaş veririz.”

anlamına gelmez.

Çalışan bu dönemde normal çalışan statüsündedir.

Sigortalılığı ve ücreti devam eder.

Deneme süresinin amacı yalnızca iki tarafın çalışma ilişkisinin uygun olup olmadığını değerlendirmesine imkân tanımaktır.

26. Çalışma Saatlerini Baştan Belirleyin

İlk çalışan geldiğinde çalışma düzeni tamamen doğaçlama olmamalıdır.

Netleştirin:

• İşe kaçta başlayacak?

• Kaçta bitecek?

• Hangi günler çalışacak?

• Öğle arası nasıl olacak?

• Uzaktan çalışma varsa hangi günler?

• Vardiya varsa nasıl planlanacak?

Kurucu olarak sizin gece 23.00’te çalışmanız, çalışanın da her gün aynı şekilde çalışması gerektiği anlamına gelmez.

27. “Startup Kültürü” Sınırsız Mesai Anlamına Gelmez

Özellikle yeni işletmelerde:

“Biz küçük ekibiz, herkes elini taşın altına koyuyor.”

söylemi sık kullanılabilir.

Gerçekten yoğun dönemler olabilir.

Ancak bu ifade:

• Sürekli belirsiz çalışma saatlerini,

• Her akşam mesajlaşmayı,

• Her hafta sonu çalışmayı,

• Görev sınırlarının tamamen yok olmasını

normalleştirmek için kullanılmamalıdır.

Küçük şirket olmak çalışan haklarını veya sağlıklı çalışma düzenini ortadan kaldırmaz.

28. Maaş Ödeme Sistemini Baştan Kurun

İlk çalışan başlamadan önce şu konular belli olmalıdır:

• Maaş hangi gün ödenecek?

• Bankadan mı ödenecek?

• Prim varsa nasıl hesaplanacak?

• Yemek ve yol nasıl verilecek?

• Masraflar nasıl geri ödenecek?

Çalışanın her ay:

“Maaş ne zaman yatacak?”

diye sormak zorunda kalmaması gerekir.

29. Bordro ve Muhasebe Süreçlerini Profesyonelce Yönetin

İlk çalışanla birlikte işletmenin düzenli bordro ve SGK yükümlülükleri başlar.

Bu nedenle daha önce yalnızca şirket faturalarını yöneten bir işletmenin artık:

• Çalışan bordrosu,

• SGK bildirimleri,

• Ücret kayıtları

gibi konuları da düzenli takip etmesi gerekir.

SGK’nın işveren uygulamaları üzerinden işe giriş/çıkış bildirimi ve ilgili işveren işlemleri elektronik olarak yürütülebilmektedir.

Özellikle ilk işe alımda mali müşavirle süreç ve sorumlulukların kim tarafından takip edileceğini baştan netleştirmek faydalıdır.

30. Çalışana Bilgisayar ve Araç Gerekiyorsa Önceden Hazırlayın

İlk gün geldiğinde:

“Bilgisayar sipariş edeceğiz.”

demek iyi bir başlangıç değildir.

İşe başlamadan önce gerekiyorsa:

• Bilgisayar,

• Telefon,

• E-posta hesabı,

• Kullanıcı hesabı,

• Program erişimleri,

• Masa,

• Kart,

• Ekipman

hazırlanmalıdır.

Çalışan ilk günden gerçek işine başlayabilmelidir.

31. Şifrelerinizi Çalışanla Paylaşmayın

Küçük işletmelerde sık yapılan hatalardan biri:

“Benim Gmail şifrem bu, buradan gir.”

gibi kişisel hesapların paylaşılmasıdır.

Bunun yerine çalışan için ayrı:

• E-posta,

• Kullanıcı,

• Yetki,

• Hesap

oluşturun.

Bu hem güvenlik hem de çalışan ayrıldığında erişimleri kapatmak açısından önemlidir.

32. Çalışanın Hangi Bilgilere Erişeceğini Belirleyin

İlk çalışan küçük ekip nedeniyle birçok bilgiye erişebilir.

Örneğin:

• Müşteri bilgileri,

• Fiyatlar,

• Satış verileri,

• Şirket belgeleri,

• Tedarikçi bilgileri.

Ancak her çalışanın her veriye erişmesi gerekmez.

Yetkileri rolüne göre vermek daha sağlıklı bir sistem oluşturur.

33. İlk Gün Programı Hazırlayın

Çalışanı işe alıp:

“Şimdi başlayalım bakalım.”

demek yerine ilk gün için basit bir program hazırlayın.

Örneğin:

09.00

Karşılama ve işletme tanıtımı

10.00

Görev ve sorumlulukların anlatılması

11.00

Kullanılacak sistemlerin tanıtılması

13.00

İş akışının gösterilmesi

15.00

İlk uygulamalı görev

17.00

Gün sonu değerlendirme

Bu kadar basit bir plan bile ilk günü çok daha verimli hale getirebilir.

34. İlk Haftada Her Şeyi Öğretmeye Çalışmayın

İşletmeyi yıllardır siz yönetiyorsunuz.

Çalışanın bütün sistemi:

3 günde

anlamasını beklemek gerçekçi değildir.

Bilgileri öncelik sırasına göre aktarın.

Önce

Günlük temel görevler.

Sonra

İstisnai durumlar.

Daha Sonra

Süreç geliştirme ve daha fazla sorumluluk.

Çalışan önce işi yapmayı, ardından işi geliştirmeyi öğrenmelidir.

35. Süreçleri Sadece Kafanızda Tutmayın

İlk çalışanın işe başlaması size önemli bir şeyi gösterebilir:

İşletmenin birçok süreci yalnızca sizin kafanızda olabilir.

Örneğin:

“Müşteri bunu söylerse şöyle yapıyoruz.”

“Bu dosyayı burada tutuyoruz.”

“Her cuma bunu kontrol ediyorum.”

Bunları basit şekilde yazılı hale getirmeye başlayın.

Örneğin:

• Kontrol listeleri,

• Kısa prosedürler,

• Video anlatımlar,

• Ortak dokümanlar

hazırlanabilir.

İlk çalışanınız aslında işletmenin kurumsallaşma sürecini başlatmanıza yardımcı olabilir.

36. İlk Çalışanın Başarı Kriterlerini Belirleyin

Çalışanın:

“İyi gidiyor muyum?”

sorusunun cevabı belli olmalıdır.

Örneğin ilk 30 gün için:

• Sistemi öğrenmesi,

• Günlük görevlerini bağımsız yapabilmesi,

• Müşteri taleplerini zamanında takip etmesi

beklenebilir.

İlk 90 gün için:

• Daha az yönlendirmeyle çalışması,

• İşleri kendi takip etmesi,

• Belirli süreçlerin sorumluluğunu alması

hedeflenebilir.

37. Performansı “Çok Çalışıyor” Diye Ölçmeyin

Çalışanın:

• Geç saate kadar ofiste kalması,

• Çok fazla mesaj göndermesi,

• Sürekli meşgul görünmesi

performans göstergesi değildir.

Asıl soru:

“Kendisinden beklenen sonucu üretiyor mu?”

olmalıdır.

Örneğin satış çalışanında:

• Yeni müşteri görüşmesi,

• Teklif,

• Dönüşüm

değerlendirilebilir.

Operasyonda:

• Tamamlanan görev,

• Hata oranı,

• İşlem süresi

gibi daha somut kriterler kullanılabilir.

38. Düzenli Birebir Görüşmeler Yapın

İlk çalışanınızla iletişim:

“Bir sorun olursa söylersin.”

seviyesinde kalmamalıdır.

Özellikle ilk aylarda haftalık kısa görüşmeler faydalı olabilir.

Şunları sorabilirsiniz:

• Bu hafta ne iyi gitti?

• Nerede zorlandın?

• Hangi konuda desteğe ihtiyacın var?

• Önümüzdeki haftanın önceliği ne?

Bu görüşmeler problemleri büyümeden yakalamanıza yardımcı olur.

39. Mikro Yönetim Yapmamaya Çalışın

İlk kez çalışan yöneten işletme sahiplerinin sık yaptığı hatalardan biri her işi kontrol etmektir.

Örneğin:

“Bu maili neden böyle yazdın?”

“Müşteriyi neden 11.04’te aradın?”

gibi sürekli detay kontrolü çalışanın bağımsız çalışmasını zorlaştırabilir.

Başlangıçta daha fazla kontrol normaldir.

Ancak çalışan öğrendikçe yetki ve sorumluluk verilmelidir.

40. Yetki Vermeden Sorumluluk Vermeyin

Çalışana:

“Müşteri sorunlarını çöz.”

diyorsanız hangi kararları kendisinin verebileceğini de anlatmalısınız.

Örneğin:

• Belirli tutara kadar indirim yapabilir mi?

• İade onaylayabilir mi?

• Müşteriye alternatif çözüm sunabilir mi?

Yetkisi olmayan bir çalışandan sürekli inisiyatif beklemek çelişkili bir durum yaratır.

41. Her Şeyi Kendiniz Gibi Yapmasını Beklemeyin

Çalışan bir görevi sizin yaptığınızdan farklı yöntemle yapabilir.

Eğer:

• Sonuç doğru,

• Kalite yeterli,

• Güvenlik veya kural ihlali yoksa

her adımı sizin yönteminizle yapması gerekmeyebilir.

İlk çalışan almanın temel amacı iş yükünü devretmektir.

Her işi tekrar kontrol edecekseniz aslında iş yükünüz azalmamış olur.

42. Hata Yapmasına Alan Tanıyın

Yeni çalışan hata yapabilir.

Önemli olan:

• Hatanın büyüklüğü,

• Nasıl çözdüğü,

• Aynı hatayı tekrar edip etmediği.

Küçük bir hata sonrasında bütün sorumluluğu geri almak çalışanın gelişmesini engeller.

Bunun yerine:

“Bu neden oldu ve bir daha olmaması için ne yapabiliriz?”

yaklaşımı daha öğretici olabilir.

43. Geri Bildirimi Biriktirmeyin

Bir çalışanın üç ay boyunca yaptığı hataları not edip sonra:

“Zaten başından beri böyle yapıyorsun.”

demek faydalı değildir.

Geri bildirim:

• Yakın zamanda,

• Somut,

• Davranışa yönelik

verilmelidir.

Örneğin:

“Müşteri mesajlarına bugün iki kez geç dönüş oldu. Bundan sonra gelen talepleri iki saatte bir kontrol etmeni istiyorum.”

daha uygulanabilir bir geri bildirimdir.

44. İyi Performansı da Söyleyin

Geri bildirim yalnızca hata olduğunda verilmemelidir.

Çalışan bir süreci geliştirdiyse veya iyi bir iş yaptıysa bunu belirtin.

Örneğin:

“Yeni takip tablosu sayesinde işleri daha rahat görebiliyorum, bunu böyle devam ettirelim.”

Bu tür net geri bildirim hangi davranışların değerli olduğunu gösterir.

45. İlk Çalışanın Şirket Kültürünü Oluşturacağını Unutmayın

İlk çalışanla oluşturduğunuz çalışma biçimi, ikinci ve üçüncü çalışan geldiğinde şirket kültürünün temeli haline gelebilir.

Örneğin:

• Mesajlara gece cevap verme beklentisi,

• Toplantı alışkanlığı,

• Geri bildirim şekli,

• İş paylaşımı,

• Hata yaklaşımı

zamanla şirketin standart davranışlarına dönüşebilir.

Bu nedenle:

“Şimdilik böyle idare edelim.”

dediğiniz bazı alışkanlıkların ileride kalıcı hale gelebileceğini unutmayın.

46. İş Arkadaşlığı ile Arkadaşlığı Karıştırmayın

İlk çalışanla yakın çalışacağınız için doğal olarak samimi olabilirsiniz.

Ancak işveren-çalışan ilişkisi devam eder.

Bu nedenle:

• Maaş,

• Performans,

• İzin,

• Görev,

• Sorumluluk

gibi konular kişisel ilişkiye göre değil belirli kurallara göre yönetilmelidir.

Samimiyet, sınırların tamamen ortadan kalkması anlamına gelmez.

47. Çalışanın Fikirlerini Dinleyin

İlk çalışan işletmenize dışarıdan bakan ilk kişilerden biri olacaktır.

Sizin yıllardır normal gördüğünüz bir süreç için:

“Bunu neden böyle yapıyoruz?”

diye sorabilir.

Bu soru bazen çok değerli olabilir.

Çalışanın:

• Süreç,

• Müşteri,

• Operasyon,

• Ürün

hakkındaki gözlemlerini dinlemek işletmenin gelişmesine yardımcı olabilir.

48. İlk Çalışanı İşe Aldığınız Anda İkinci İşe Alımı Düşünmeyin

İlk çalışan başladığında iş yükü hemen sıfırlanmayabilir.

Hatta ilk birkaç hafta:

• Eğitim,

• Soru cevaplama,

• Kontrol

nedeniyle iş yükünüz geçici olarak artabilir.

Bu normaldir.

Önce ilk çalışanın süreçlere adapte olmasını sağlayın.

Ardından gerçekten yeni kapasite ihtiyacı olup olmadığını değerlendirin.

49. Çalışan Ayrılırsa İşlerin Durmaması İçin Sistem Kurun

İlk çalışanın bütün bilgiyi kendi bilgisayarında tutmasına izin vermeyin.

Örneğin:

• Müşteri kayıtları,

• Dosyalar,

• Şifreler,

• Prosedürler

şirket sistemlerinde tutulmalıdır.

Bir gün çalışan ayrıldığında:

“Bu işi nasıl yaptığını sadece o biliyordu.”

problemi yaşanmamalıdır.

50. İlk Çalışanı İşe Almak Kurumsallaşmanın Başlangıcıdır

Bir işletmenin ilk çalışanı yalnızca ek bir kişi değildir.

O andan itibaren işletmede:

• Görevler,

• Süreçler,

• Yetkiler,

• Performans,

• Çalışma düzeni

daha görünür hale gelmeye başlar.

Bu nedenle ilk işe alımı:

“Bir yardımcı bulalım.”

gibi görmek yerine işletmenin organizasyon yapısının ilk adımı olarak değerlendirmek daha doğru olabilir.

İlk Çalışanı İşe Alırken En Sık Yapılan Hatalar

İlk kez işveren olanların sık yaptığı hatalar arasında:

• Görev tanımı olmadan çalışan almak,

• Her işi tek kişiye vermek,

• Yalnızca net maaşı maliyet olarak görmek,

• SGK süreçlerini son dakikaya bırakmak,

• Deneme süresini sigortasız çalışma sanmak,

• Çalışma saatlerini belirsiz bırakmak,

• Arkadaş gibi yönetmek,

• Hiç performans hedefi koymamak,

• Her işi mikro yönetmek,

• Süreçleri yazılı hale getirmemek

bulunur.

Bu hataların önemli kısmı işe alımdan önce birkaç saatlik planlamayla azaltılabilir.

İlk Çalışan İçin 30 Günlük Basit Plan

İşe Başlamadan Önce

• İş sözleşmesi ve işe giriş süreçleri hazırlanır.

• Bilgisayar ve gerekli ekipman hazırlanır.

• E-posta ve sistem hesapları açılır.

• Görev tanımı paylaşılır.

İlk Gün

• Şirket ve iş modeli anlatılır.

• Görevler açıklanır.

• Sistemler tanıtılır.

• İlk görev birlikte yapılır.

İlk Hafta

• Günlük temel görevler öğrenilir.

• Düzenli kısa geri bildirim verilir.

• Sorular ve eksikler belirlenir.

İlk Ay

• Çalışanın bağımsız yapabildiği işler değerlendirilir.

• Performans hedefleri gözden geçirilir.

• Sorumluluk alanı netleştirilir.

• Çalışandan süreçler hakkında geri bildirim alınır.

Bu yapı özellikle ilk kez çalışan yöneten işletme sahipleri için süreci kolaylaştırabilir.

İlk Çalışanı İşe Almadan Önce Kontrol Listesi

İhtiyaç:

• Hangi işi devredeceğim belli mi?

• İş yükü kalıcı mı?

• Tam zamanlı çalışan gerçekten gerekli mi?

Bütçe:

• Toplam çalışan maliyetini hesapladım mı?

• Maaş bütçesi sürdürülebilir mi?

• Yan haklar belli mi?

Pozisyon:

• Görev tanımı yazılı mı?

• Çalışma saatleri belli mi?

• Lokasyon belli mi?

• Başarı kriterleri belli mi?

İşe alım:

• Aday değerlendirme kriterleri hazır mı?

• Mülakat soruları hazır mı?

• Maaş ve çalışma şartları açık mı?

İşe giriş:

• SGK süreci kontrol edildi mi?

• İş sözleşmesi hazır mı?

• Deneme süresi varsa açıkça düzenlendi mi?

• Bordro süreci planlandı mı?

İlk gün:

• Bilgisayar hazır mı?

• Hesaplar açıldı mı?

• İlk hafta planı hazır mı?

• Görevleri kim öğretecek belli mi?

Bu soruların çoğuna evet cevabı verebiliyorsanız ilk çalışanınızı işe almak için çok daha hazırlıklı durumdasınız.

Personel.com ile İlk Çalışanınızı Bulun

İlk çalışanı seçmek küçük işletmeler için önemli bir karardır.

Bu nedenle yalnızca çok sayıda başvuru almak yerine gerçekten pozisyona uygun adaylara ulaşmak önemlidir.

Personel.com, iş arayanlarla işverenleri hızlı buluşturan ücretsiz iş bulma uygulamasıdır.

İşverenler;

• Tam zamanlı,

• Part-time,

• Günlük,

• Dönemsel,

• Vardiyalı

personel ihtiyaçları için ilan oluşturabilir ve uygun adayları değerlendirebilir.

Özellikle ilk işe alımınızda ilan içerisinde:

• Görevleri,

• Çalışma saatlerini,

• Lokasyonu,

• Ücret ve yan hakları,

• Aranan temel özellikleri

açık şekilde paylaşmak daha doğru adaylardan başvuru almanıza yardımcı olabilir.

İlk çalışanınızı yalnızca boş bir koltuğu dolduracak kişi olarak değil, işletmenizin büyüme sürecinin ilk ekip üyesi olarak değerlendirin.

Kaydır, Seç, Başla! 💙⚡

Sıkça Sorulan Sorular

İlk çalışan ne zaman işe alınmalı?

İş yükü uzun süredir mevcut kapasitenizi aşıyorsa, müşterilere veya operasyonlara yeterince zaman ayıramıyorsanız ve çalışan maliyetini sürdürülebilir şekilde karşılayabiliyorsanız işe alım düşünülebilir.

İlk çalışanı işe alırken nelere dikkat edilmeli?

Görev tanımı, toplam çalışan maliyeti, çalışma saatleri, ücret, SGK süreçleri, iş sözleşmesi ve adayın pozisyona uygunluğu işe alımdan önce netleştirilmelidir.

İlk çalışan mutlaka tam zamanlı mı olmalı?

Hayır. İş yüküne göre part-time, günlük veya dönemsel çalışma modeli de değerlendirilebilir. Önemli olan personel modelinin gerçek iş ihtiyacına uygun olmasıdır.

Deneme süresinde SGK yapılır mı?

Evet. Deneme süresi çalışanın sigortasız çalıştırılabileceği bir dönem değildir. Çalışan deneme süresinde de sigortalı olur ve ücret hakkı devam eder.

Deneme süresi kaç aydır?

Tarafların kararlaştırdığı deneme süresi genel olarak en fazla iki ay olabilir. Toplu iş sözleşmesiyle bu süre dört aya kadar uzatılabilir.

İlk çalışan için SGK işe giriş bildirgesi ne zaman yapılır?

4/a kapsamında çalışanlar için genel kural, işe giriş bildirgesinin çalışmaya başlamadan en az bir gün önce verilmesidir. Bazı özel sektör ve durumlarda farklı bildirim süreleri bulunabilir.