Vardiya Planı Nasıl Hazırlanır? İşverenler İçin Vardiya Çizelgesi Hazırlama Rehberi

Vardiya Planı Nasıl Hazırlanır? İşverenler İçin Vardiya Çizelgesi Hazırlama Rehberi

Vardiya planı hazırlamak yalnızca çalışanların isimlerini saatlerin karşısına yazmak değildir. İyi bir vardiya çizelgesi aynı anda işletmenin personel ihtiyacını, çalışanların uygunluğunu, haftalık çalışma süresini, dinlenme sürelerini ve yoğun saatleri dengelemelidir.

Özellikle restoran, kafe, otel, mağaza, depo, lojistik, üretim, çağrı merkezi ve güvenlik gibi vardiyalı çalışan işletmelerde kötü hazırlanmış bir plan; fazla mesaiyi, çalışan memnuniyetsizliğini ve personel açığını artırabilir.

Türkiye’de genel kural olarak haftalık normal çalışma süresi en fazla 45 saat, günlük çalışma süresi ise kural olarak 11 saati aşamaz. Ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz.

Peki vardiya planı nasıl hazırlanır, 2 vardiya ve 3 vardiya sistemi nasıl kurulur, çalışanlara kaç saat dinlenme verilmelidir ve vardiya çizelgesinde hangi bilgiler bulunmalıdır? Adım adım inceleyelim.

Vardiya Planı Nedir?

Vardiya planı, işletmede hangi çalışanın:

• Hangi gün,

• Hangi saatte,

• Hangi görevde,

• Hangi vardiyada

çalışacağını gösteren çizelgedir.

Örneğin bir restoran için:

Sabah vardiyası: 08.00-16.00
Akşam vardiyası: 16.00-00.00

şeklinde iki vardiya oluşturulabilir.

Ancak işletmenin 24 saat açık olması veya gece boyunca operasyon yürütmesi halinde üç vardiyalı sistem gerekebilir.

Vardiya Planı Hazırlamadan Önce Ne Belirlenmeli?

İlk olarak çalışanları değil, işletmenin ihtiyacını planlamak gerekir.

Örneğin bir kafede müşteri yoğunluğu:

08.00-11.00 → orta

12.00-14.00 → yüksek

15.00-17.00 → düşük

18.00-22.00 → çok yüksek

olabilir.

Bu durumda günün her saatinde aynı sayıda çalışan bulundurmak verimli değildir.

Vardiya planının ilk sorusu:

“Hangi saatte kaç çalışana ihtiyacımız var?”

olmalıdır.

Vardiya İhtiyacı Nasıl Hesaplanır?

Basit bir personel ihtiyacı tablosu oluşturulabilir.

Örneğin restoran:

SaatGarsonKomiMutfak08.00-12.0021212.00-16.0042316.00-18.0021218.00-23.00524

Bu tablo hazırlandıktan sonra çalışanlar vardiyalara dağıtılır.

Böylece plan:

“Kim müsait?”

sorusuna göre değil:

“İşletme hangi saatlerde kaç kişiye ihtiyaç duyuyor?”

sorusuna göre kurulmuş olur.

Haftalık Çalışma Süresi Kaç Saat?

4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki genel uygulamada haftalık normal çalışma süresi:

En fazla 45 saattir.

Aksi kararlaştırılmamışsa bu süre haftanın çalışılan günlerine eşit şekilde bölünebilir. Günlük çalışma süresi ise kural olarak 11 saati aşamaz.

Örneğin haftada 6 gün çalışan bir personelin:

45 ÷ 6 = 7,5 saat

günlük çalışma süresi olabilir.

Haftada 5 gün çalışılıyorsa çalışma süresi işyerindeki dağılıma göre farklılaştırılabilir; ancak günlük yasal üst sınırlar dikkate alınmalıdır.

8 Saatlik Vardiyada Mola Dahil mi?

Her zaman değil.

Ara dinlenmeleri genel olarak çalışma süresinden sayılmaz.

Örneğin çalışan:

09.00-18.00

işyerindeyse ve:

1 saat yemek molası

kullanıyorsa fiili çalışma süresi:

8 saat

olur.

Bu nedenle vardiya çizelgesinde yalnızca giriş ve çıkış saatlerini değil, ara dinlenmelerini de hesaba katmak gerekir.

Ara Dinlenmesi Kaç Dakika Olmalı?

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın açıklamasına göre günlük çalışma:

4 saat veya daha azsa: en az 15 dakika

4 saatten fazla ve 7,5 saate kadarsa: en az 30 dakika

7,5 saatten fazlaysa: en az 1 saat

ara dinlenmesi verilmelidir.

Örneğin 9 saat fiili çalışma yapan personele en az:

1 saat ara dinlenmesi

verilmelidir.

2 Vardiya Sistemi Nasıl Hazırlanır?

İşletme örneğin:

08.00-00.00

arasında açıksa iki vardiya kullanılabilir.

Örnek:

1. Vardiya: 08.00-16.00
2. Vardiya: 16.00-00.00

Ancak mola süreleri ve fiili çalışma saatleri ayrıca düzenlenmelidir.

Örnek haftalık çizelge:

ÇalışanPztSalÇarPerCumCmtPazAyşeSabahSabahSabahİzinSabahAkşamAkşamMehmetAkşamAkşamİzinAkşamAkşamSabahSabahEceSabahİzinSabahSabahAkşamAkşamSabah

Plan hazırlanırken yalnızca vardiya sayısı değil toplam haftalık çalışma süresi de kontrol edilmelidir.

3 Vardiya Sistemi Nasıl Hazırlanır?

24 saat faaliyet gösteren işletmelerde yaygın örnek:

08.00-16.00

16.00-00.00

00.00-08.00

şeklindedir.

Ancak gece çalışmasında özel kurallar bulunur.

Genel olarak gece çalışması:

7,5 saati geçemez.

Turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmetlerinde ise çalışanın yazılı onayıyla 7,5 saatin üzerinde gece çalışması yaptırılabilen istisnalar bulunuyor.

Bu nedenle “8 saatlik gece vardiyası” tasarlanırken mola ve işin tabi olduğu özel mevzuat ayrıca kontrol edilmelidir.

Gece Vardiyası Hangi Saatler Arasıdır?

İş Kanunu bakımından gece çalışma döneminin belirlenmesinde kanundaki gece tanımı esas alınır. Ancak pratik vardiya planlamasında özellikle:

22.00 sonrası başlayan veya büyük bölümü gece dönemine denk gelen vardiyalar

ayrıca kontrol edilmelidir.

Gece vardiyası oluşturulurken çalışanın günlük çalışma süresi ve vardiyalar arasındaki dinlenme süresi özellikle önem taşır.

Vardiyalar Arasında Kaç Saat Dinlenme Olmalı?

Postalar halinde yürütülen işlerde çalışan:

en az 11 saat dinlendirilmeden

yeniden çalıştırılamaz.

Örneğin çalışan:

23.00'te

vardiyadan çıktıysa ertesi sabah:

07.00'de

yeniden vardiyaya yazılması uygun değildir.

Çünkü yalnızca:

8 saat

ara verilmiş olur.

Bu tür “akşam kapatıp sabah açma” planları vardiya çizelgelerinde sık yapılan hatalardan biridir.

Gece Vardiyasından Sabah Vardiyasına Hemen Geçilebilir mi?

Hayır; posta değişiminde 11 saatlik dinlenme kuralına uyulmalıdır.

Örneğin:

Gece vardiyası bitiş: 08.00

ise çalışanın aynı gün:

16.00 vardiyasına

başlatılması yalnızca 8 saat dinlenme sağlar.

Bu nedenle vardiya rotasyonları birbirine çok yakın tasarlanmamalıdır.

Gece ve Gündüz Vardiyaları Nasıl Değiştirilmeli?

Çalışma Bakanlığı'nın rehberine göre gece ve gündüz nöbetleşe çalışan işyerlerinde postalar genel olarak en fazla bir iş haftası gece çalışanların sonraki hafta gündüze geçmesi şeklinde düzenlenebilir; işin niteliğine göre iki haftalık nöbetleşme sistemi de uygulanabilir.

Bu yaklaşım çalışanın sürekli gece-gündüz arasında günlük olarak savrulmasını önlemeye yardımcı olur.

Örneğin:

1. hafta → Sabah

2. hafta → Akşam

3. hafta → Gece

gibi daha öngörülebilir rotasyonlar kullanılabilir.

Haftalık İzin Nasıl Planlanmalı?

Postalar halinde çalışılan işlerde çalışanlara haftanın bir gününde:

en az 24 saat kesintisiz hafta tatili

verilmesi gerekiyor.

İşletmenin pazar günü açık olması, bütün çalışanların pazar çalışacağı ve izin kullanamayacağı anlamına gelmez.

Örneğin:

Ayşe → Pazartesi izin

Mehmet → Salı izin

Ece → Çarşamba izin

şeklinde nöbetleşe hafta tatili planlanabilir.

Vardiya Çizelgesinde Hangi Bilgiler Olmalı?

Postalar halinde çalışılan işyerlerinde işverenin:

• Posta sayısını,

• Her postanın başlangıç ve bitiş saatini,

• Çalışanların ad-soyadlarını,

• Ara dinlenmelerini,

• Hafta tatillerini,

• Değişiklikleri

düzenlemesi ve çalışanların görebileceği biçimde ilan etmesi gerekiyor.

Bu nedenle iyi bir vardiya çizelgesinde en az:

Çalışan + tarih + başlangıç + bitiş + mola + izin

bilgileri bulunmalıdır.

Örnek Vardiya Çizelgesi

ÇalışanPazartesiSalıÇarşambaPerşembeCumaCumartesiPazarAyşe08-1608-1608-16İzin08-1616-0016-00Mehmet16-0016-00İzin16-0016-0008-1608-16Ece08-16İzin08-1608-1616-0016-0008-16Canİzin08-1616-0016-0008-1608-1616-00

Bu yalnızca basitleştirilmiş örnektir. Gerçek planda çalışanların mola süreleri ve toplam haftalık saatleri ayrıca kontrol edilmelidir.

Vardiya Planında Fazla Mesai Nasıl Kontrol Edilir?

Plan tamamlandıktan sonra her çalışan için:

haftalık toplam çalışma saati

hesaplanmalıdır.

Örneğin:

Pzt: 8 saat
Sal: 8 saat
Çar: 8 saat
Per: 8 saat
Cum: 8 saat
Cmt: 8 saat

toplam:

48 saat

oluyorsa normal haftalık çalışma süresinin üzerinde bir çalışma söz konusu olabilir.

Fazla çalışma koşulları ayrıca İş Kanunu kapsamında değerlendirilmelidir.

Bu yüzden vardiya çizelgesinde otomatik:

haftalık saat toplamı

alanı bulunması oldukça kullanışlıdır.

Fazla Mesaiyi Planın Normal Parçası Yapmak Doğru mu?

Sürekli:

“Personel eksik ama mevcut ekip fazla mesai yapar.”

şeklinde vardiya oluşturmak uzun vadede sağlıklı değildir.

Bu yaklaşım:

personel açığı → fazla çalışma → yorgunluk → hata → çalışan ayrılması → daha büyük personel açığı

döngüsü yaratabilir.

Bu nedenle vardiya planı hazırlanırken işletmenin gerçek minimum personel ihtiyacı belirlenmelidir.

Yoğun Saatlerde Ek Vardiya Oluşturulabilir mi?

Evet ve birçok işletmede oldukça verimli olabilir.

Örneğin restoranın normal vardiyaları:

08.00-16.00

16.00-00.00

olsun.

Ancak yoğun saat:

18.00-22.00

ise yalnızca bu dört saat için part-time destek vardiyası eklenebilir.

Örneğin:

Peak vardiyası: 18.00-22.00

Bu model işletmenin bütün gün fazladan çalışan bulundurmak yerine yalnızca yoğun saatlerde kapasite artırmasını sağlar.

Split Shift Nedir?

Split shift, çalışanın vardiyasının gün içinde iki ayrı çalışma dilimine bölünmesidir.

Örneğin:

11.00-15.00

ve:

18.00-22.00

gibi.

Özellikle restoran ve otelcilikte öğle ve akşam yoğunluklarını karşılamak için kullanılabilir.

Ancak günlük çalışma süresi, ara dinlenmesi, günlük dinlenme ve sözleşme koşulları bakımından mevzuata uygun şekilde planlanması gerekir.

Çalışanın günün tamamını fiilen işe bağlı geçirmesine neden olacak kötü tasarlanmış split vardiyalar çalışan bağlılığını da olumsuz etkileyebilir.

Çalışanların Müsaitlikleri Vardiya Planına Dahil Edilmeli mi?

Mümkün olduğu ölçüde evet.

Özellikle:

• Part-time çalışan,

• Üniversite öğrencisi,

• Dönemsel personel,

• İkinci işi olan çalışan

için uygun gün ve saat bilgisi baştan alınabilir.

Örneğin çalışan:

Pazartesi → uygun

Salı → 18.00 sonrası

Çarşamba → uygun değil

şeklinde müsaitlik bildirebilir.

Planı bu bilgiler üzerinden oluşturmak son dakika vardiya değişikliklerini azaltabilir.

Vardiya Planı Ne Kadar Önceden Açıklanmalı?

İşletmenin sistemine göre değişebilir ancak çalışanların özel hayatlarını planlayabilmesi açısından vardiyanın mümkün olduğunca önceden ve öngörülebilir biçimde açıklanması iyi uygulamadır.

Örneğin:

Bir sonraki haftanın vardiyasını perşembe veya cuma günü yayımlamak

işletme açısından uygulanabilir bir sistem olabilir.

Her akşam ertesi günün vardiyasını açıklamak ise özellikle sürekli çalışanlarda belirsizlik yaratabilir.

Son Dakika Vardiya Değişikliği Nasıl Yönetilir?

Bir çalışan hastalandığında veya işe gelemediğinde doğrudan rastgele başka bir çalışanı çağırmak yerine:

yedek personel listesi

oluşturulabilir.

Örneğin:

1. Öncelik → O gün boş olan part-time çalışan

2. Öncelik → Fazla çalışma sınırını aşmayacak çalışan

3. Öncelik → Günlük destek personeli

şeklinde sistem kurulabilir.

Böylece yöneticinin her personel açığında onlarca kişiyi tek tek araması gerekmez.

Günlük Personel Vardiya Planına Nasıl Eklenir?

Özellikle:

• Catering,

• Restoran,

• Etkinlik,

• Perakende,

• Depo,

• Fuar,

• Otel

gibi işletmelerde talep her gün aynı olmayabilir.

Örneğin:

Normal ekip ihtiyacı: 8 kişi

Cumartesi ihtiyacı: 13 kişi

ise sürekli 13 kişi istihdam etmek yerine:

8 kişilik çekirdek ekip + 5 günlük destek çalışanı

kullanılabilir.

Bu durumda vardiya planında günlük çalışanlar ayrı bir kategori olarak gösterilebilir.

Personel.com ile Vardiya Açığı Nasıl Yönetilebilir?

Personel.com üzerinden işverenler günlük, tek seferlik, part-time, dönemsel veya full-time personel ihtiyaçları için ilan oluşturabilir.

Örneğin bir restoran vardiya planını hazırladıktan sonra:

Cumartesi 18.00-00.00 arasında 3 garson açığı

olduğunu görüyorsa bu ihtiyaca yönelik ayrı bir ilan oluşturabilir.

Benzer şekilde:

Depo → gece paketleme desteği

Etkinlik → tek günlük host/hostes

Mağaza → hafta sonu satış personeli

gibi vardiya bazlı ihtiyaçlar için uygun çalışma modeli kullanılabilir.

Ama günlük çalışan kullanılması da SGK, çalışma süresi ve diğer işveren yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

Excel'de Vardiya Planı Nasıl Hazırlanır?

En basit yapıda satırlara çalışanlar, sütunlara günler yazılır.

Örneğin:

ÇalışanPztSalÇarPerCumCmtPazToplamAyşeSSSİAAS45MehmetAAİAASS45

Kodlar:

S → Sabah

A → Akşam

G → Gece

İ → İzin

şeklinde kullanılabilir.

Daha gelişmiş tabloda otomatik olarak:

• Haftalık saat,

• Fazla mesai,

• Gece vardiyası,

• İzin günü,

• Personel açığı

hesaplatılabilir.

Vardiya Planlamasında Minimum Personel Nasıl Belirlenir?

Her vardiya için kritik pozisyonlar belirlenmelidir.

Örneğin restoranda akşam vardiyasında minimum:

1 vardiya sorumlusu

3 garson

2 komi

2 mutfak personeli

gerekiyorsa çalışanlardan biri izinli olduğunda planın minimum seviyenin altına düşüp düşmediği kontrol edilmelidir.

Bu yöntem sadece toplam çalışan sayısına bakmaktan daha doğrudur.

Çünkü 10 çalışan vardiyada olabilir ama mutfakta gereken çalışan yoksa operasyon yine aksar.

Vardiya Planında Yetkinlik Matrisi Kullanılabilir mi?

Evet.

Örneğin:

ÇalışanKasaBarServisAçılışKapanışAyşe✓✓✓Mehmet✓✓✓✓Ece✓✓✓✓

Böylece vardiyada yalnızca yeterli kişi sayısı değil, yeterli yetkinlik olup olmadığı da kontrol edilir.

Örneğin dört çalışan vardiyada olsa bile hiçbirinin kasa yetkisi yoksa vardiya sağlıklı değildir.

Vardiya Planında En Sık Yapılan Hatalar

Sık görülen hatalar arasında yalnızca çalışan sayısına bakmak, haftalık saatleri toplamamak, gece vardiyasından hemen sonra sabah vardiyası yazmak, mola sürelerini hesaba katmamak, haftalık izinleri unutmak, yoğun saatleri dikkate almamak ve bütün çalışanları eşit sayıda değil ihtiyaçtan bağımsız şekilde vardiyalara dağıtmak bulunuyor.

En önemli kontrol şu olabilir:

Doğru sayıda insan + doğru saatte + doğru yetkinlikle + yasal çalışma sınırları içerisinde.

İyi Bir Vardiya Planının 7 Kontrolü

Plan yayımlanmadan önce şu yedi konu kontrol edilebilir:

1. Her saat için yeterli personel var mı?

2. Kritik görevlerin tamamında yetkin çalışan bulunuyor mu?

3. Haftalık çalışma saatleri uygun mu?

4. Günlük çalışma 11 saat sınırını aşıyor mu?

5. Gece çalışması kurallara uygun mu?

6. Vardiyalar arasında yeterli dinlenme var mı?

7. Her çalışanın hafta tatili planlandı mı?

Türkiye'deki genel çalışma süresi ve posta düzenlemelerinde haftalık 45 saat, günlük 11 saat üst sınırı; posta değişiminde en az 11 saat dinlenme ve en az 24 saatlik hafta tatili gibi kurallar bulunuyor.

Sık Sorulan Sorular

Vardiya planı nasıl yapılır?

Önce işletmenin saat bazında personel ihtiyacı belirlenir. Ardından çalışanların çalışma süreleri, izinleri, müsaitlikleri ve yetkinlikleri dikkate alınarak vardiyalar oluşturulur.

Haftalık çalışma süresi kaç saat?

Genel olarak haftalık normal çalışma süresi en fazla 45 saattir. Günlük çalışma süresi kural olarak 11 saati aşamaz.

8 saatlik vardiyada mola var mı?

Ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz. Günlük çalışma süresine göre en az 15 dakika, 30 dakika veya 1 saat mola verilmesi gerekir.

Vardiyalar arasında kaç saat olmalı?

Posta değişimlerinde çalışanlar en az 11 saat dinlendirilmeden yeniden çalıştırılamaz.

Gece vardiyası en fazla kaç saat?

Genel kural gece çalışmasının 7,5 saati geçmemesidir. Turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmetlerinde işçinin yazılı onayıyla istisna uygulanabilir.

Haftalık izin kaç saat?

Postalar halinde çalışan işçilere haftada en az 24 saat kesintisiz hafta tatili verilmelidir.

3 vardiya sistemi nasıl olur?

Yaygın örnek 08.00-16.00, 16.00-00.00 ve 00.00-08.00 şeklindedir. Ancak mola, gece çalışması ve fiili çalışma süresi kuralları ayrıca dikkate alınmalıdır.

Vardiya çizelgesi çalışanlara gösterilmeli mi?

Postalar halinde çalışılan işyerlerinde posta saatleri, çalışan isimleri, ara dinlenmeleri ve hafta tatilleri düzenlenerek işçilerin kolayca görebileceği şekilde ilan edilmelidir.

Sonuç

İyi bir vardiya planı hazırlamanın başlangıç noktası çalışanları rastgele vardiyalara dağıtmak değil:

işletmenin saat bazındaki gerçek personel ihtiyacını belirlemektir.

Ardından:

çalışan müsaitliği + yetkinlik + haftalık çalışma süresi + mola + gece çalışması + vardiyalar arası dinlenme + hafta tatili

birlikte kontrol edilmelidir.

Türkiye'deki genel çalışma düzeninde haftalık normal çalışma süresi 45 saat, günlük çalışma süresi kural olarak en fazla 11 saat. Posta değişimlerinde çalışanların en az 11 saat dinlendirilmesi, vardiyalı çalışanlara haftada en az 24 saat kesintisiz hafta tatili verilmesi gerekiyor. Gece çalışması ise genel olarak 7,5 saatle sınırlı.

İşletmeler ayrıca yoğun saatlerde bütün gün fazladan çalışan bulundurmak yerine part-time veya günlük destek vardiyaları oluşturabilir. Örneğin cumartesi akşamı üç garson açığı bulunuyorsa yalnızca o vardiyaya yönelik personel planlanabilir. Personel.com üzerinden günlük, tek seferlik, part-time, dönemsel ve full-time personel ihtiyaçları için ilan oluşturulabilir.